Si me preguntan, trabajar a distancia es lo mejor hay. Actualmente estoy escribiendo desde un bar en una pequeña playa en una isla remota en el sur de Tailandia. Cuando levanto la vista de mi laptop, sólo veo el infinito océano y sus aguas cristalinas. Disfrutaré de esta mañana sin distracciones y me concentraré en mi trabajo porque el resto del equipo ni siquiera se ha despertado. Las zonas horarias funcionan muy bien para los equipos distribuidos.
Mi colega Thomas recientemente habló con 11 Líderes en Gestión de Proyectos (11 Thought Leaders in Project Management) sobre el impacto que genera trabajar a distancia en una compañía; algunos expertos en Scrum argumentaron que los equipos distribuidos pueden trabajar juntos de forma efectiva, mientras que otros estuvieron fuertemente en desacuerdo.
Entiendo sus preocupaciones; no puedes simplemente abrir las puertas de la empresa y liberar a todos en la jungla. No está garantizado que terminarás con un negocio próspero. Un ejemplo claro es el de Marissa Mayer en Yahoo, en el famoso recorte laboral de trabajo a distancia en 2013 (axed remote work), cuando sintió que algunos empleados estaban abusando del mismo.
Entonces, ¿cómo puede lograr una compañía tecnológica el trabajo a distancia? Continúa leyendo. La siguiente historia está basada en nuestra experiencia en Planio y cómo logramos que el trabajo a distancia funcionara.
Entra en Planio, mi Compañía a Distancia
Existen una cantidad de cosas que me motivaron a comenzar mi compañía. Separarme del trabajo del cliente, al tiempo que mantenía todos los beneficios de trabajar como freelancer sin una ubicación fija fue uno de los motivos.
En 2009, me encontraba bajo la sombra de unos cipreses en un hermoso jardín al estilo mediterráneo, desde donde podía ver las colinas toscanas, mientras trabaja arduamente en un nuevo proyecto: Planio.
En una herramienta de gestión de proyectos para personas como yo: desarrolladores. Planio ayuda a crear proyectos de clientes de forma más organizada y transparente, mientras reduce el número de herramientas y plataformas que se necesitan para realizar el trabajo. Planio está basada en Redmine de código-abierto (Un proyecto de software de código abierto basado en Ruby on Rails*), el cual he utilizado a distancia con mis clientes desde sus comienzos. En cierta forma, el trabajo a distancia ya se encuentra en ADN de Planio.
Hoy en día, mi pequeño proyecto paralelo ha crecido hasta convertirse en una empresa de verdad. Somos un equipo de 10 personas, prestando servicio a más de 1,500 negocios en el mundo. Tenemos una oficina en Berlín, pero muchos de nosotros trabajamos a distancia.
En este artículo, indagaré en los principios, herramientas y lecciones que me han ayudado a lo largo de los años. Después de leerlo, espero puedas diseñar el software de tu compañía para que sea remote-friendly desde el principio.
“Hablar no cuesta nada. Muéstrame el código.” Linus Torvalds
Cada Jueves tenemos una conferencia por video-llamada (All-hands conference) donde discutimos lo que hicimos la semana anterior, y lo que haremos a futuro.
Al principio, pasamos mucho tiempo discutiendo ideas antes de decidir qué hacer, pero descubrimos que es mucho más difícil cuando algunos miembros del equipo tienen una mala conexión a Internet y no puedes verlos.
Ahora usualmente solo “hacemos las cosas” y después lo discutimos, creamos un prototipo que funcione con algunas ideas esenciales y después hablamos sobre eso. Por ejemplo, recientemente nos encontramos con algunos problemas de desempeño con nuestros repositorios de Git. En lugar de discutir y analizar todas las formas en las que podíamos ahorrarnos un par de milisegundos por aquí y allá con cada propuesta, mi colega Holger simplemente construyó sus mejoras sugeridas (Speeding up Git at Planio) en una prueba de concepto en un servidor en staging hacia donde dirigimos parte de nuestro tráfico. Esto resultó bastante bien y estas ideas irán a producción.
Este método hace que todos se enfoquen en la acción en vez de hablar. El tiempo invertido en escribir código es recompensado al ver que pasamos menos tiempo andando con rodeos.
Utiliza la Comunicación Escrita
La comunicación en tiempo real inhabilita la claridad. Llamar a un compañero cuando necesitas algo es fácil e instintivo, pero no es siempre tu mejor opción. No puedo recordar cuantas veces empecé a escribir un correo o una nota de Planio para luego resolver el problema mientras redactaba.
Zach Holman, uno de los primeros ingenieros contratados en GitHub, está de acuerdo en que: “El texto es explícito. Al forzar la comunicación a través de un método escrito, fuerzas a las personas a formular mejor sus ideas.”
La comunicación escrita también te hace más respetuoso del tiempo de los demás, en especial cuando vives a varias zonas horarias de distancia. Una comunicación inmediata puede disruptiva; puede ser que la persona se encuentre tratando de averiguar porque un sistema o proceso no funcionó correctamente. En cambio con un correo, él o ella puede leerlo cuando le sea más conveniente, y dar una respuesta adecuada.
Sé tan Transparente como sea Posible
Pasar mucho tiempo preocupándose por las políticas de oficina no es la forma más propicia para enviar un software que funcione, y la claridad o transparencia promueve la confianza. No es una coincidencia que compañías a distancia, como Buffer, tengan una transparencia radical. En el caso de Buffer, la empresa comparte información sobre los ingresos y salarios de todos sus empleados.
Automattic, la compañía detrás Wordpress.com, también pone énfasis en la transparencia. En el libro “El Año sin Pantalones” (The Year Without Pants), Scott Berkun comparte su experiencia trabajando a distancia para Automattic, y que todas las decisiones y discusiones están disponibles para los empleados en su plataforma de debate P2 como parte de su énfasis en la transparencia.
La función de chat en Planio funciona de forma similar. Los debates están abiertos para todo el mundo y los historiales de chat están conectados automáticamente desde los problemas que se discutieron para que nadie quede de lado; incluso los nuevos empleados pueden leer las decisiones que se tomaron anteriormente y por qué. Cuando comencé a desarrollar la función para chatear, considere agregar una función para chatear en privado con otros, pero cuando los debatimos en equipo, llegamos a la conclusión de que era mejor no hacerla para tener la mayor transparencia posible en el equipo.
Me parece que la transparencia en equipo es fundamental para equipos remotos. Por ejemplo, imagina por un momento que acabas de unirte a un equipo de desarrolladores a distancia. Quizás nunca has conocido a tus nuevos colegas. No conoces las reglas tácitas de comportamiento. Puede ser que te preocupe si estás realizando un buen trabajo o no. ¿Tus compañeros de trabajo están siendo sarcásticos o sus cumplidos son en realidad sinceros? ¿Estarán discutiendo en privado si eres un buen ingeniero?
Digitaliza tus Sistemas
Escogemos nuestros servicios de acuerdo a lo que ofrecen en plataformas online, desde los proveedores de teléfono hasta los bancos (algunos incluso ofrecen un pequeño incentivo financiero si decides dejar los papeles, además es genial para el medio ambiente). Yo tengo la fortuna de tener un abogado y un contador para Planio a los que no les importa enviar correos o mensajes por Google Hangouts, en lugar de decirme que vaya hasta sus oficinas. (En realidad recomiendo preguntar sobre ello en la primera reunión). Y puntos extra si se logra que firmen con una herramienta de gestión de proyectos y formen parte de tu equipo.
Hemos estado digitalizando nuestro correo postal; en Planio usamos un servicio llamado Dropscan, el cual recibe nuestras cartas, las escanea y reenvía las más importantes a las personas indicadas. No te gustaría que un amigo las agarrara y las leyera en Skype. Si no puedes encontrar un proveedor que escanee tu correo postal en tu país o ciudad, algunos sitios ofrecen membresías virtuales para tener una dirección postal física mientras no estés en la zona.
Para aquellas compañías que aún siguen enviando correo, existen servicios para que nunca haya necesidad de visitar una oficina postal nuevamente. Nosotros utilizamos una empresa de imprenta Alemana con una API (interfaz de programación de aplicaciones) que automáticamente envía una carta junto con una calcomanía a cada nuevo cliente de Planio. Es algo que a la gente le encanta, y no tenemos que imprimir y enviar nada. Algunas alternativas internacionales son Lob y Try Paper.
Jan Schulz-Hofen
Fundador & CEO @ PLANIO
*Este artículo fue originalmente escrito en inglés.
Traducido por Marisela Ordaz
